Политика обработки персональных данных

УТВЕРЖДЕНО
приказ директора Частного
учреждения образования «Центр повышения
квалификации руководящих
работников и специалистов
«ПромТехОбразование»
10.11.2021 №1011/10

ПОЛИТИКА
обработки персональных данных
в Частном учреждение образования
«Центр повышения квалификации
руководящих работников и специалистов
«ПромТехОбразование»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Политика обработки персональных данных в Частном учреждении образования «Центр повышения квалификации руководящих работников и специалистов «ПромТехОбразование» (далее – Центр):

• устанавливает порядок обработки персональных данных в Центре;
• разработана на основании и в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных», является общедоступным документом Центра;
• не распространяется на обработку персональных данных работников;
• предусматривает возможность ознакомления с ней любых лиц.

КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. В Центре обрабатываются персональные данные:

• работников;
• родственников работников;
• соискателей на вакантную должность;
• слушателей;
• преподавателей;
• мастеров производственного обучения;
• исполнителей;
• пользователей интернет-сайта Центра;
• представителей контрагентов;
• лиц, обратившихся в Центр с обращениями.

2. В перечень персональных данных СЛУШАТЕЛЕЙ, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• личное изображение;
• дата рождения;
• адрес места жительства (регистрации);
• сведения о месте работы;
• сведения о занимаемой должности;
• сведения об образовании;
• идентификационный номер;
• сведения о документе, удостоверяющем личность (номер, дата выдачи, орган, выдавший документ, удостоверяющий личность);
• собственноручная подпись;
• контактный номер телефона;
• e-mail.

3. В перечень персональных данных ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ И МАСТЕРОВ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБУЧЕНИЯ, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• адрес места жительства (регистрации);
• идентификационный номер;
• собственноручная подпись;
• номер страхового свидетельства социального государственного страхования;
• банковские реквизиты (расчетный счет, БИК);
• контактный номер телефона.

4. В перечень персональных данных ИСПОЛНИТЕЛЕЙ, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• адрес места жительства (регистрации);
• идентификационный номер;
• собственноручная подпись;
• номер страхового свидетельства социального государственного страхования;
• банковские реквизиты (расчетный счет, БИК);
• контактный номер телефона.

5. В перечень персональных данных СОИСКАТЕЛЕЙ на вакантную должность, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• дата рождения и год рождения;
• сведения об образовании;
• сведения о трудовой деятельности.

6. В перечень персональных данных ЛИЦ, ОБРАТИВШИХСЯ С ОБРАЩЕНИЯМИ, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• адрес места жительства (регистрации);
• e-mail;
• контактный номер телефона.

7. В перечень персональных данных ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ИНТЕРНЕТ-САЙТА ЦЕНТРА, обрабатываемых в Центре, входят:

• имя;
• контактный телефон;
• e-mail;
• cookies.

8. В перечень персональных данных ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ КОНТРАГЕНТОВ, обрабатываемых в Центре, входят:

• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• собственноручная подпись.

ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ИХ РЕАЛИЗАЦИЯ

1. Субъект персональных данных вправе:

• в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных;
• требовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для их обработки;
• получать информацию, касающуюся обработки персональных данных ;
• требовать внесения изменений в свои персональные данные;
• получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно;
• обжаловать действия (бездействие) и принятые Центром решения, нарушающие его права при обработке персональных данных, в суд.

2. Для реализации субъектом персональных данных прав, предусмотренных пунктом 1 настоящего раздела, субъектом персональных данных подается в Центр заявление по форме согласно приложению 7:

• в письменной форме на почтовый адрес (организация): г. Минск, ул. Чернышевского 10, каб. 71;
• или в электронной форме на электронный info@pto.by.

3. Заявление должно содержать:

• Фамилию, имя, отчество (если таковое имеется) заявителя;
• Адрес места жительства;
• Дату рождения;
• Идентификационный номер (если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных);
• Собственноручную подпись или электронную цифровую подпись.

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СЛУШАТЕЛЕЙ

1. Обработка персональных данных слушателей осуществляется:

• в соответствии с абзацем пятнадцатым статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» на основании заключенных договоров, в частности:
• договора о повышении квалификации руководящего работника (специалиста) за счет средств республиканского (местного) бюджета;
• договора о повышении квалификации руководящего работника (специалиста) на платной основе;
• договора о повышении квалификации рабочего (служащего) за счет средств республиканского (местного) бюджета;
• договора о повышении квалификации рабочего (служащего) на платной основе;
• договора о платных услугах в сфере образования;
• договора о подготовке специалиста (рабочего) со средним специальным образованием за счет средств республиканского (местного) бюджета;
• договора о подготовке специалиста (рабочего) со средним специальным образованием на платной основе;
• договора о переподготовке рабочего (служащего) за счет средств республиканского (местного) бюджета;
• договора о переподготовке рабочего (служащего) на платной основе.
• в соответствии с пунктом 3 статьи 4 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» на основании согласия слушателя на обработку персональных данных для целей направления слушателей для проверки знаний в Госпромнадзор, Транстехнику, лабораторию контроля металлов, Минский городской исполнительный комитет.

2. Обработка персональных данных слушателей при подаче направлений (заявок) на обучение, заявлений слушателей осуществляется заведующим отделения и (или) заместителем директора по учебно-производственной работе без согласия слушателей и является обязательной стадией заключения договора об обучении.

Направления (заявки) на обучение, заявления могут направляться по электронной почте, на почтовый адрес Центра или нарочно.

3. В направлении (заявке) на обучение содержатся следующие персональные данные слушателей:

• Фамилия, имя, отчество;
• Сведение о месте работы;
• Сведение о занимаемой должности (профессии рабочего);
• Год рождения;
• Адрес регистрации (места жительства);
• Контактный номер телефона.
• В заявлении слушателя содержаться следующие персональные данные:
• Фамилия, имя, отчество;
• Собственноручная подпись.

4. Обработка персональных данных слушателей при заключении договора на обучение осуществляется заведующим отделением и (или) заместителем директора по учебно-производственной работе, секретарем учебной части.

В договорах на обучение содержаться следующие персональные данные слушателей:

• Фамилия, имя, отчество;
• Адрес места жительства (регистрации);
• Идентификационный номер;
• Собственноручная подпись.

5. Персональные данные слушателей при заключении договора об обучении обрабатываются:

• с использованием средств автоматизации – при внесении персональных данных в ERP – ПТО;
• без использования средств автоматизации – при работе с договорами на обучение на бумажных носителях.

6. Персональные данные слушателей при организации образовательного процесса обрабатываются заместителем директора по учебно-производственной работе, заведующим отделением, секретарем учебной части, заведующим учебно-консультационного пункта, ведущим специалистом учебно-консультационного пункта, преподавателями, мастерами производственного обучения.

Персональные данные слушателей при организации образовательного процесса содержаться в:

• индивидуальных учебных планах (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется), собственноручная подпись слушателя);
• журналах учебных занятий (фамилия, имя, отчество слушателя); 
• дневниках производственного обучения (фамилия, имя, отчество слушателя); 
• заключении на квалификационную пробную работу (фамилия, имя, отчество слушателя);
• протоколах (фамилия, имя, отчество, дата рождения (в отдельных протоколах) и подпись (в отдельных протоколах) слушателя);
• приказах по основной деятельности: на зачисление, комиссию, отчисление (фамилия, имя, отчество слушателя);
• зачетно-экзаменационных ведомостях (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) слушателя).

7. Обработка персональных данных при выдаче документов об образовании, документов об обучении осуществляется секретарем учебной части (в случае его отсутствия – заведующим отделением, в случае и его отсутствия – делопроизводителем) при заполнении документов об образовании (обучении), книги учета и выдачи документов об образовании.

8. В свидетельстве о повышении квалификации содержатся следующие персональные данные слушателей:

• Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется).

9. В свидетельстве о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии квалификации содержатся следующие персональные данные слушателей:

• Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• Сведения о профессии, разряде.

10. В свидетельстве о подготовке, переподготовке водителей самоходных машин содержаться следующие персональные данные:

• Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется).

11. В документах об обучении содержаться следующие персональные данные слушателей:

• Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется).

12. В книге учеба выдачи документов об образовании содержаться следующие персональные данные слушателей:

• фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
• идентификационный номер обучающегося;
• собственноручная подпись.

13. Обработка персональных данных слушателей при направлении их на проверку знаний в Госпромнадзор, Транстехнику, лабораторию контроля металлов, Минский городской исполнительный комитет осуществляется на основании согласий.

Обработка персональных данных слушателей с целью их направления в Госпромнадзор, Транстехнику, лабораторию контроля металлов, Минский городской исполнительный комитет для проведения проверки знаний включает в себя сбор персональных данных слушателей и их предоставление в названные организации.

14. Центр не осуществляет обработку специальных персональных данных слушателей.

15. Хранение личных дел слушателей осуществляется Центром в соответствии с Перечнем.

16. Доступ к персональным данным слушателям, обрабатываемым в ERP – ПТО, осуществляется на основании разграничения прав пользователей в соответствии с возложенными на работников должностными обязанностями.

17. Персональные данные слушателей не распространяются.

18. Персональные данные слушателей не подлежат передаче третьим лицам, без их согласия за исключением случаев, предусмотренных законодательством, в том числе:

• передачи персональных данных в целях ведения административного и (или) уголовного процесса, осуществления оперативно-розыскной деятельности;
• передачи персональных данных, если это необходимо для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов слушателя или иных лиц, если получение согласия клиента невозможно;
• передачи персональных данных, необходимых для осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов.

19. Сроки хранения персональных данных слушателей:

• 75 лет – для личных дел слушателей (пункт 932 Перечня);
• 5 лет – для зачетно-экзаменационных ведомостей, сводных ведомостей успеваемости слушателей (пункт 938 Перечня);
• 5 лет – для книг учета и выдачи документов об образовании и документов об обучении (пункт 941 Перечня);
• 5 лет – для журналов учебных занятий слушателей (стажеров), осваивающих содержание образовательных программ (пункт 942 Перечня);
• 5 лет – для договоров на обучение (пункт 416 Перечня).

20. После истечения сроков хранения:

• документы на бумажных носителях, содержащие персональные данные, уничтожения с использованием шредера;
• документы в электронной форме, содержащие персональные данные, удаляются;
• персональные данные, содержащиеся в pto.by; sdo.pto.by; ERP – ПТО удаляются, при невозможности – блокируются. 

21. Об уничтожении или удалении персональных данных составляется акт об уничтожении или удалении.

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ИНТЕРНЕТ-САЙТА ЦЕНТРА

1. Обработка персональных данных пользователей интернет-сайта Центра – www. https://pto.by/ - осуществляется:

• на основании согласия пользователя при заполнении онлайн-заявки с целью установления обратной связи с гражданином или дачи бесплатной консультации;
• на основании согласия на обработку cookies c целью обеспечения функционирования и безопасности интернет-сайта Центра, улучшения качества интернет-сайта.

2. Согласие пользователя на обработку его персональных данных при заполнении онлайн-заявки на интернет-сайте Центра выражается посредством проставления галочки в соответствующем чекбоксе.

Не предоставление согласия на обработку персональных данных пользователя при заполнении онлайн-заявки на интернет-сайте Центра не лишает его права обратиться в Центр лично, по телефону, электронной почте.

3. Гражданин при заполнении онлайн-заявки на интернет-сайте Центре указывает:

• имя;
• контактный номер телефона;
• email.

4. Онлайн-заявка, оставленная гражданином, обрабатывается секретарем учебной части, выгружается на электронную почту Центра.

5. После обработки поданной гражданином онлайн-заявки на указанный контактный номер телефона секретарь учебной части перезванивает с целью установления обратной связи с гражданином и (или) проведения консультации по интересующим гражданина вопросам.

6. Персональные данные, полученные при заполнении гражданином онлайн-заявки, хранятся на электронной почте Центра в течение 2-х рабочих дней, после чего удаляются.

7. На интернет-сайте Центра собирается информация из cookies.

Сookies позволяют собирать информацию, которой интересуются пользователи, а также учитывают использованную при посещении интернет-сайта Центра навигацию. 

В зависимости от используемых пользователем браузера и устройства используются разные наборы cookies, включающие в себя строго необходимые, эксплуатационные, функциональные и аналитические cookies.

8. Строго необходимые cookies:

• поддерживают навигацию по интернет-сайту Центра;
• применяются при заполнении пользователем формы онлайн-заявки.

9. Эксплуатационные cookies собирают информацию об использовании интернат-сайта Центра пользователями, например, данные о наиболее посещаемых страницах и продолжительности посещения.

10. Функциональные cookies позволяют интернет-сайту Центра запоминать информацию о выбранных пользователем параметрах.

11. Аналитические cookies собирают информацию о:

• количестве пользователей;
• источниках перехода на интернет-сайт;
• том, каким образом пользователи используют интернет-сайт Центра (например, на какие страницы посетители переходят чаще всего).

12. При посещении интернет-сайта Центра пользователь имеет право согласиться на обработку cookies или отказаться от обработки этих данных.

Отключение cookies не влечет невозможность доступа к интернет-сайту Центра или его частям.

13. Интернет-сайт Центра не осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих пользователей. 

14. Персональные данные пользователей интернет-сайта Центра не передаются третьим лицам и не распространяются.

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОИСКАТЕЛЕЙ НА ВАКАНТНУЮ ДОЛЖНОСТЬ

1. Обработка персональных данных соискателей на вакантную должность в Центре осуществляется:

• с согласия соискателя (в случае направления резюме на электронный адрес Центра в соответствии с пунктом 3 статьи 4 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных»);
• без согласия соискателя при:
• получении персональных данных посредством интернет-порталов, например, praca.by, rabota.by;
• предоставлении резюме лично или на почтовый адрес (в соответствии с абзац шестнадцатым статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных»).

2. В Центре обрабатываются следующие персональные данные соискателей:

• фамилия, имя, отчество;
• год рождения;
• сведения об образовании;
• сведения о трудовой деятельности (опыте работы);
• номер мобильного телефона;
• собственноручная подпись.

3. Доступ к персональным данным соискателей на вакантную должность, содержащимся в резюме, имеют только директор и заместитель директора по учебно-производственной работе.

4. Персональные данные соискателя на вакантную должность не подлежат передачи третьим лицам без получения согласия соискателей на такое распространение.

5. Срок хранения персональных данных соискателя на вакантную должность составляет 1 год. 

6. По истечении срока хранения персональные данные соискателя на вакантную должность уничтожаются либо удаляются (при невозможности – блокируются).

Уничтожение или удаление персональных данных соискателя на вакантную должность оформляются актом об уничтожении (удалении).

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЛИЦ, ОБРАТИВШИХСЯ В ЦЕНТР С ОБРАЩЕНИЕМ

1. Обработка персональных данных лиц, обратившихся в Центр с обращением, осуществляется без согласия указанных лиц на основании абзаца шестнадцатого статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных».

2. Персональные данные, содержащиеся в обращениях, в том числе в книге жалоб и предложений, обрабатываются с целью дачи ответа на обращения в соответствии с требованиями законодательства об обращениях граждан и юридических лиц.

3. Доступ к персональным данным, содержащимся в обращениях (за исключением книги жалоб и предложений), имеет только директор.

Доступ к персональным данным, содержащимся в книге жалоб и предложений имеют: директор, главный бухгалтер, лица, вносящие обращение в книгу жалоб и предложений.

Копирование, распространение персональных данных, содержащихся в книге жалоб и предложений, запрещено лицам, которым персональные данные не принадлежат.

4. Срок хранения персональных данных, содержащихся в обращениях и книге жалоб и предложений, составляет 5 лет.

5. По истечении 5 лет:

• персональные данные, содержащиеся в обращениях на бумажных носителях – уничтожаются с использованием шредера;
• персональные данные, содержащиеся в обращениях в электронной форме – удаляются.

6. По факту уничтожения персональных данных, содержащихся в обращениях, составляется акт об уничтожении или удалении персональных данных.

 
ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ КОНТРАГЕНТОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

1. Обработка персональных данных представителей контрагентов осуществляется на основании договора в соответствии с абзацем пятнадцатым статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» и включает обработку следующих персональных данных:

• Фамилия, имя, отчество;
• Должность;
• Собственноручная подпись.

2. Доступ к персональным данным представителей контрагентов имеют директор, заместители директора, главный бухгалтер, бухгалтер.

3. Срок хранения персональных данных представителей контрагентов составляет 3 года.

4. Обработка персональных данных исполнителей по договорам возмездного оказания услуг осуществляется на основании договора в соответствии с абзацем пятнадцатым статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» и включает обработку следующих персональных данных:

• Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется);
• Адрес места жительства (регистрации);
• Идентификационный номер;
• Собственноручная подпись;
• Банковские реквизиты (расчетный счет, бик);
• Контактный номер телефона.

5. Доступ к персональным данным представителей контрагентов имеют директор, заместители директора, главный бухгалтер, бухгалтер.

6. Срок хранения персональных данных представителей контрагентов составляет 3 года.

7. По истечении 3 лет:

• персональные данные, содержащиеся в договорах на бумажных носителях – уничтожаются с использованием шредера;
• персональные данные, содержащиеся в договорах в электронной форме – удаляются.

8. По факту уничтожения персональных данных, содержащихся в договорах, составляется акт об уничтожении или удалении персональных данных.

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ЦЕНТРЕ ПОСРЕДСТВОМ АУДИОЗАПИСИ

1. В Центре осуществляется запись телефонных разговоров лиц, обратившихся в Центр по контактным номерам телефонов.

2. Запись телефонных разговоров лиц, обратившихся в Центр по контактным номерам телефонов, осуществляется с их согласия.

3. Персональными данными, обрабатываемыми при обращении в Центре по телефону, могут быть:

• фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) потенциального клиента, клиента;
• контактный номер телефона.

4. Записи телефонных разговоров хранятся на АТС, находящейся в учебной части, в течение 30 дней.

5. Записи телефонных разговоров удаляются посредством их перезаписи.

6. Записи телефонных разговоров не передаются и не распространяются третьим лица.

7. Доступ к записям телефонных разговоров имеет только заместитель директора по информационным технологиям.